Word正文格式要求完整指南
国家标准与办公常用规范详解,轻松制作专业文档
一、通用正文格式标准
在撰写正式文件、论文、报告等文档时,遵循统一的格式规范显得尤为重要。规范的排版不仅提升文档的专业性,也便于阅读和存档。
以下为国内通用的Word正文格式要求,适用于大多数正式文档场景。
二、字体与字号
- 正文字体:中文推荐使用“宋体”或“仿宋”,英文使用“Times New Roman”。
- 正文字号:一般使用小四号(12pt)或四号(14pt)。
- 标题字体:一级标题可用黑体,二、三级标题可使用楷体或加粗宋体。
- 特殊内容:如注释、脚注可使用五号字(10.5pt)。
提示:政府公文通常要求正文使用仿宋_GB2312 三号字,具体需根据单位或学校要求调整。
三、行距与段落
- 行距:正文一般设置为1.5倍行距或固定值28磅。
- 段前段后距:段落之间不空行时,段前段后通常设为0;若需分段清晰,可设段前0.5行。
- 首行缩进:中文正文每段首行需缩进2个字符。
- 对齐方式:正文使用“两端对齐”,标题可居中或左对齐。
四、页边距与纸张
- 纸张大小:A4(21cm × 29.7cm)。
- 页边距:
- 上边距:3.7cm(公文要求)或2.54cm(通用)
- 下边距:3.5cm 或 2.54cm
- 左边距:2.8cm(公文)或 3.17cm(通用)
- 右边距:2.6cm 或 3.17cm
五、页码与页眉
正式文档通常需要添加页码,位置一般为页面底端居中或外侧。
- 页码格式:阿拉伯数字,如“1, 2, 3…”
- 页眉内容:可包含文档标题或单位名称,字体略小(如五号)。
- 首页可选择不同页眉页脚(如封面不显示页码)。
六、实际操作步骤(Word中设置)
- 打开Word文档,选中正文内容。
- 点击【开始】→【字体】设置中文字体为“宋体”,英文字体为“Times New Roman”,字号“小四”。
- 点击【段落】设置:特殊格式“首行缩进”2字符,行距“1.5倍”,对齐“两端对齐”。
- 进入【布局】→【页边距】选择“自定义”,输入对应数值。
- 插入【页码】:页面底端,居中。
七、常见问题解答
Q:为什么我的段落首行缩进不生效?
A:请确认段落格式中“特殊格式”已设置为“首行缩进”,且未被样式覆盖。
Q:如何快速应用统一格式?
A:可使用“样式”功能,创建并保存“正文”样式,一键应用到全文。