Word文档批注怎么设置？详细图文教程指南

一、什么是Word文档批注？

Word文档中的“批注”功能允许用户在不修改原文的情况下，对特定文字或段落添加评论、建议或说明。常用于论文修改、合同审阅、团队协作等场景。

二、如何添加批注？

步骤如下：

1. 选中文字：用鼠标选中你想要添加批注的文字内容。
2. 点击“新建批注”：
   • Word中：切换到顶部菜单栏的【审阅】→ 点击【新建批注】。
   • WPS中：点击【审阅】→【插入批注】。
3. 输入内容：在弹出的批注框中输入你的评论或建议。
4. 自动标记：系统会自动记录用户名和时间（可在Word选项中设置）。

三、如何编辑或删除批注？

编辑批注：

直接点击已有批注的内容区域，即可修改文字。修改完成后点击页面任意空白处保存。

删除批注：

• 将鼠标悬停在批注上 → 点击右上角的“×”按钮删除单个批注；
• 或在【审阅】选项卡中选择【删除】→ 删除当前批注 或 删除所有批注。

四、如何回复和处理批注？

在团队协作中，可以对他人批注进行回复：

• 打开批注 → 点击【回复】按钮 → 输入回复内容；
• 回复将以嵌套形式显示，便于跟踪讨论。

处理完成后可点击【解决】按钮将其标记为已处理（Word 365支持）。

五、如何显示或隐藏批注？

若文档批注过多影响阅读，可控制其显示方式：

1. 进入【审阅】选项卡；
2. 点击【显示批注】下拉菜单；
3. 选择：
   • “始终显示批注” —— 所有批注常驻显示；
   • “悬停时显示批注” —— 鼠标经过才显示；
   • “隐藏批注” —— 不显示批注内容。

六、常见问题解答

Q：为什么我看不到别人的批注？

A：请检查是否关闭了批注显示。进入【审阅】→ 查看“批注”按钮是否为开启状态。

Q：如何更改批注者的姓名？

A：在【审阅】→【更改用户名称】中修改，后续批注将使用新名称。

Q：WPS和Word的批注功能一样吗？

A：基本功能一致，操作逻辑相似，但界面布局略有不同。