在撰写论文、报告或合作编辑文档时，Microsoft Word 的“修订”和“批注”功能非常实用。它们可以帮助多人协作修改内容，同时保留原始文本的痕迹，便于后续审阅和定稿。本文将用通俗易懂的方式介绍如何使用这些功能，并通过三个实际案例说明其价值。 什么是修订和批注？
修订是指在原文基础上进行增删改操作，Word 会自动用颜色标记出所有改动，比如删除的文字会显示为带删除线，新增的内容则用不同颜色高亮。这样，审阅者可以清楚看到每一处修改。
批注则是对某段文字添加注释或建议，不会直接改动正文，而是以侧边栏气泡的形式呈现。适合用于提出疑问、建议或补充说明。
这两个功能不会影响原始内容的完整性，特别适合需要反复打磨的学术写作或团队协作场景。
如何开启修订和添加批注？ 开启修订模式 打开 Word 文档。 点击顶部菜单栏的“审阅”选项卡。 点击“修订”按钮，即可进入修订模式。此后所有编辑都会被记录下来。
你还可以点击“修订”旁边的下拉箭头，选择“简单标记”“所有标记”等显示方式，根据需要调整界面清晰度。
添加批注 选中要评论的文字。 在“审阅”选项卡中点击“新建批注”。 右侧会出现一个批注框，输入你的意见即可。
批注支持回复、解决（隐藏）或删除，方便管理多轮讨论。
为什么学生和科研人员特别需要这些功能？
对于学生来说，导师常常会对论文初稿提出大量修改意见。如果直接在原文上删改，容易丢失思路。而使用修订和批注，既能保留原稿，又能清晰看到每一条反馈。
科研人员在合著论文时，不同作者可能分布在不同地区。通过共享带有修订和批注的 Word 文档，可以高效沟通、避免误解，提升协作效率。
此外，在使用如“小发猫”这类辅助写作工具生成初稿后，人工校对阶段也可以借助修订功能逐条确认修改是否合理；而像“小狗伪原创”或“PapreBERT”等工具处理后的文本，往往需要人工复核语义准确性，此时批注就成为记录疑问和建议的理想方式。
三个成功应用案例 案例一：本科生毕业论文修改
小李是一名大四学生，他将毕业论文初稿发给导师。导师没有直接改写，而是开启修订模式，对逻辑不清的段落进行结构调整，并在数据描述不准确的地方添加批注，说明应补充哪些参考文献。小李根据这些标记快速理解问题所在，一周内完成修改并顺利通过答辩。
案例二：科研团队合作撰写期刊论文
三位研究人员共同撰写一篇关于气候变化的论文。他们使用 Word 的修订功能轮流编辑，每人使用不同颜色的标记。主笔人最后统一审阅所有修订，接受或拒绝每一条更改。同时，他们在方法部分用批注讨论实验参数的选择依据。这种透明的协作方式避免了版本混乱，最终论文被国际期刊接收。
案例三：研究生小组课程报告
一个五人小组需完成一份政策分析报告。他们先用“小发猫”生成大纲和部分内容草稿，再导入 Word 进行分工润色。每位成员在自己负责的部分使用修订功能优化语言，并在不确定的数据来源处插入批注，提醒队友核查。最终整合时，组长通过“接受所有修订”一键生成终稿，节省了大量时间。
小贴士：高效使用建议 在多人协作前，统一设置修订用户名和颜色，避免混淆。 定期“接受”或“拒绝”修订，防止文档过于杂乱。 批注不宜过长，尽量简洁明确，便于他人快速理解。 完成修改后，可导出“无标记”的干净版本用于正式提交。
总之，Word 的修订和批注功能是提升写作质量和协作效率的利器。无论是个人修改还是团队合作，善用这些工具都能让文字工作更有序、更高效。希望你能从今天开始尝试使用，让每一次写作都更加从容自信。
