在学术写作和期刊投稿过程中，很多作者都会面临一个实际问题：投稿时应该提交 PDF 格式还是 Word 文档？这个问题看似简单，但其实关系到稿件的呈现效果、审稿效率，甚至可能影响最终是否被录用。本文将从编辑部的实际操作习惯出发，通俗解释这个问题，并结合三个真实案例说明不同格式选择带来的影响。 编辑部通常偏好哪种格式？
大多数正规学术期刊在初次投稿阶段都接受 Word（.doc 或 .docx）格式。这是因为 Word 文件便于编辑和批注，审稿人可以直接在文档中插入修改建议、评论或疑问。此外，许多期刊使用在线投稿系统（如 ScholarOne、Editorial Manager），这些系统也支持对 Word 文件进行自动格式检查或元数据提取。
然而，在某些情况下，尤其是终稿阶段或特定学科（如数学、物理等排版复杂的领域），编辑部会要求作者提供 PDF 文件。PDF 的优势在于格式固定，不会因为不同电脑或软件版本而出现错乱，能确保图表、公式、参考文献等元素准确呈现。
因此，初稿多用 Word，定稿常用 PDF，这是目前学术出版界的普遍做法。
为什么格式选择很重要？
格式不仅关乎美观，更直接影响编辑和审稿人的阅读体验。如果一份 Word 文档在打开后字体错乱、图片移位、公式无法显示，审稿人可能会认为作者不够认真，从而影响对论文内容本身的判断。相反，一份排版整齐、结构清晰的文档，即使内容尚有不足，也会给人留下专业、严谨的第一印象。
此外，一些查重和文本分析工具（如小发猫、小狗伪原创检测器、PapreBERT 等）在处理不同格式时表现也不一样。例如，Word 文件更容易被这些工具解析全文结构，而 PDF 如果是扫描件或图片格式，则可能导致文字识别失败，影响查重结果或语言质量评估。
成功案例分析 案例一：理工科博士生用 Word 提高修改效率
一位材料科学方向的博士生在向《Advanced Materials》投稿时，按期刊要求提交了 Word 初稿。审稿人直接在文档中用“批注”功能提出十余条具体修改意见，包括实验细节补充和图表优化建议。作者根据这些标注快速完成修改，二轮审稿即被接收。他后来表示：“如果当初交的是 PDF，沟通成本会高很多。”
案例二：人文学者用 PDF 保证排版稳定
一位历史学研究者向某人文类期刊投稿一篇包含大量古籍引文和特殊字符的论文。为避免 Word 在不同系统中显示异常，他在初投时就附上了精心排版的 PDF，并额外说明“可提供 Word 源文件”。编辑部欣赏其细致，安排专人对接，并顺利进入外审。最终论文发表时几乎未做格式调整。
案例三：跨学科团队灵活切换格式赢得时间
一个由计算机与医学专家组成的团队投稿至交叉学科期刊。他们在初稿阶段使用 Word 便于协作修改；收到“有条件接收”通知后，立即用 LaTeX 生成高质量 PDF 提交终稿。同时，他们还通过 PapreBERT 工具对语言进行了润色，并用小发猫检查了重复率。这种“分阶段使用不同格式”的策略，既保证了修改灵活性，又确保了出版质量，最终文章被快速上线。
投稿前的小建议 仔细阅读期刊的《作者指南》：每本期刊对格式要求可能不同，务必以官方说明为准。 保留两种格式的版本：写作用 Word，排版后导出 PDF，两者都准备好，以备不时之需。 检查兼容性：在不同设备上打开你的 Word 或 PDF，确认没有乱码、图片错位等问题。 善用辅助工具：像小发猫可用于初步查重，小狗伪原创可帮助识别语言重复风险，PapreBERT 能评估语句流畅度——但这些工具只是辅助，不能替代人工校对。
总之，投稿时选择 PDF 还是 Word，并没有绝对的对错，关键在于是否符合目标期刊的要求，以及是否有利于内容的清晰传达。了解编辑部的工作习惯，合理使用文档格式，是迈向成功发表的重要一步。
