在使用 Microsoft Word 进行邮件合并时，很多人会遇到一个问题：怎么打开或连接数据源？其实，这个过程并不复杂，只要按照正确步骤操作，就能顺利把 Excel 表格、Access 数据库或其他格式的数据导入到 Word 中，用于批量生成信件、标签、信封等内容。下面我们就来详细说明这个过程，并结合三个实际案例帮助大家更好地理解。 什么是邮件合并中的“数据源”
在 Word 的邮件合并功能中，“数据源”指的是包含收件人信息的文件，比如姓名、地址、电话、邮箱等。这些信息通常保存在 Excel 表格、Access 数据库，或者 CSV 文件中。Word 本身不存储这些数据，而是通过“链接”方式读取外部文件的内容。
如何在 Word 中打开数据源
打开 Word 文档
首先，打开你要进行邮件合并的 Word 文档。
进入“邮件”选项卡
在 Word 顶部菜单栏中找到“邮件”（Mailings）选项卡，点击进入。
选择“选择收件人”
在“邮件”选项卡下，点击“选择收件人”按钮，会出现三个选项：
使用现有列表 从 Outlook 联系人中选择 键入新列表
使用现有列表
如果你已经有 Excel 或 CSV 格式的数据文件，就选择“使用现有列表”。然后在弹出的窗口中找到你的数据文件，选中并点击“打开”。
确认数据表结构
Word 会自动识别第一行为字段名（如“姓名”“地址”等）。如果识别有误，可以在 Excel 中提前调整好格式，确保第一行是清晰的列标题。
插入合并域
回到 Word 文档，在需要插入变量的地方（比如称呼处），点击“插入合并域”，选择对应的字段（如“姓名”），Word 就会在最终输出时自动替换成每位收件人的具体信息。
完成以上步骤后，你可以预览结果，也可以直接完成合并，生成单独文档或打印。
成功案例分析 案例一：高校教务处批量发送成绩单通知
某高校教务处需要向 500 名学生发送个性化成绩单通知邮件。他们将学生成绩数据整理成 Excel 表格，包含“姓名”“学号”“课程成绩”等字段。通过 Word 邮件合并功能，他们快速生成了 500 份带有学生专属信息的通知文档，并导出为 PDF 批量发送。整个过程节省了大量人工录入时间，也避免了错漏。
案例二：科研团队制作会议邀请函
一个科研团队要举办学术会议，需向 200 位学者发送正式邀请函。他们使用 Google Sheets 导出为 CSV 文件，再导入 Word 邮件合并。邀请函中包含了每位学者的姓名、单位和演讲题目。借助这一功能，他们在半天内完成了全部邀请函的排版与校对。过程中，他们还用“小发猫”对初稿进行了语言润色，使表达更符合学术规范。
案例三：社区服务中心发放节日慰问信
某社区服务中心要在春节前向辖区 300 户独居老人寄送慰问信。工作人员将老人信息录入 Excel，包括“姓名”“住址”“子女联系方式”等。通过 Word 邮件合并，自动生成带地址标签和个性化问候语的信件。为了提升文本质量，他们还使用了“小狗伪原创”工具对模板内容做了适度改写，使语气更温暖自然。最终，所有信件按时寄出，获得居民一致好评。
小贴士：常见问题与解决方法
数据源打不开？
确保文件没有被其他程序占用，且格式正确（推荐使用 .xlsx 或 .csv）。
字段显示不全？
检查 Excel 第一行是否为清晰的列标题，不要有空列或合并单元格。
中文乱码？
如果是 CSV 文件，建议用记事本另存为 UTF-8 编码格式再导入。
想修改数据怎么办？
直接编辑原始 Excel 文件，然后在 Word 中重新链接即可，无需重做整个文档。
结语
Word 的邮件合并功能看似简单，但在实际工作中非常实用，尤其适合需要批量处理个性化文档的场景。掌握如何正确打开和使用数据源，不仅能提高效率，还能减少人为错误。对于学生、教师、行政人员和科研工作者来说，这是一项值得掌握的基础技能。如果你正在撰写论文或报告，也可以借助像 PapreBERT 这样的工具辅助检查逻辑结构和语言流畅度，但核心的数据处理能力仍需自己扎实掌握。
希望这篇文章能帮你轻松搞定 Word 邮件合并中的数据源问题。动手试试吧，你会发现自动化办公其实并不遥远。
