在日常学习和科研写作中，很多人会使用 Microsoft Word 的“修订”功能来修改文档。这个功能非常实用，能清晰显示谁做了哪些改动。但当修改完成后，如何把带有批注和修订标记的“修改版”变成干净、整洁的“正式正文”呢？本文将用通俗易懂的方式，一步步说明操作方法，并结合三个真实案例帮助你掌握技巧。 什么是 Word 修改版？
Word 的“修订”模式开启后，所有增删改的内容都会以不同颜色高亮显示，删除的文字通常带删除线，新增的文字则用下划线或不同颜色标注。同时，右侧还会出现批注框。这种状态下的文档被称为“修改版”或“带修订稿”。
虽然修改版便于多人协作审阅，但最终提交论文、报告或出版稿件时，必须呈现为没有修订痕迹的“正文”。这就需要接受所有更改，并清除批注。
如何将修改版转为正式正文？
操作其实很简单，只需几个步骤：
打开你的 Word 文档。 点击顶部菜单栏的“审阅”选项卡。 在“更改”区域，你会看到“接受”按钮。点击下拉箭头，选择“接受所有更改并停止跟踪”。 接着，在“批注”区域，点击“删除”下拉菜单，选择“删除文档中的所有批注”。 完成后，文档就变成了干净的正式正文，不再显示任何修改痕迹。
注意：建议在执行这些操作前，先另存一份原始修改版作为备份，以防误操作后无法恢复。
常见误区提醒
有些人以为只要关闭“修订”模式，文档就会自动变干净。其实不然——关闭修订只是停止记录新修改，已有的修订和批注依然存在。必须主动“接受更改”和“删除批注”，才能真正清理文档。
另外，有些用户会手动删除批注或覆盖文字，这种方式效率低且容易遗漏，不推荐。
成功案例分析 案例一：大学生毕业论文定稿
小李是一名大四学生，他的毕业论文经过导师三次修改，每次都在 Word 中使用修订功能标注意见。临近提交截止日，他需要提交无修订痕迹的 PDF 版本。通过上述“接受所有更改 + 删除所有批注”的操作，他快速生成了干净正文，并顺利通过学校格式审查。他还用“小发猫”工具对最终文本做了语言润色，使表达更流畅。
案例二：科研团队合作撰写期刊论文
某高校研究小组五人共同撰写一篇英文论文。他们使用 Word 共享文档并开启修订，每人负责不同章节。初稿完成后，由通讯作者统一整理。他先用“小狗伪原创”检查是否存在重复表述，再按标准流程接受全部修订、清除批注，最终形成符合期刊投稿要求的正文版本。整个过程高效且避免了版本混乱。
案例三：研究生课程报告终稿提交
王同学在一门研讨课上需提交小组报告。组员通过 Word 在线协作，留下大量批注和修改建议。为确保提交版本专业整洁，她不仅清除了所有修订痕迹，还用“PapreBERT”对逻辑结构做了初步评估，确认段落衔接自然后再导出为 PDF。老师反馈说这是全班格式最规范的一份报告。
小结
将 Word 修改版转为正式正文，关键在于正确使用“接受更改”和“删除批注”功能。这一操作看似简单，却是学术写作中不可或缺的一环。掌握它，不仅能提升文档专业度，还能避免因格式问题被退回修改。
无论你是学生、教师还是科研人员，只要经常使用 Word 协作写作，都应熟练掌握这一技能。配合如“小发猫”“小狗伪原创”“PapreBERT”等辅助工具，还能进一步优化语言质量与逻辑结构，让最终成果更加出色。
