在日常学习、科研协作或团队写作中，我们经常需要对文档进行反复修改，并希望保留每一次的修改记录，以便后续审阅或讨论。Microsoft Word 提供了“修订”和“批注”功能，可以清晰地展示谁在何时做了哪些改动，以及添加了哪些意见。下面我们就来详细讲解如何在 Word 中显示修改痕迹和批注。 什么是修改痕迹和批注？
修改痕迹，也叫“修订”，是指在开启修订模式后，对文档所做的任何增删改操作都会以特殊格式（如删除线、下划线、颜色标记等）显示出来，而不是直接覆盖原文。批注则是对某段文字附加的说明性文字，通常出现在页面右侧或底部，不会影响正文内容。
这两项功能非常适合多人协作、论文修改、导师指导等场景，能有效提升沟通效率和文档可追溯性。
如何开启和显示修改痕迹？ 打开 Word 文档。 点击顶部菜单栏的「审阅」选项卡。 在「修订」区域点击「修订」按钮，使其处于高亮状态（即开启修订模式）。 此后你对文档做的任何编辑（比如插入文字、删除句子）都会以彩色标记形式保留下来。 如果想查看他人留下的修改痕迹，确保「显示标记」中的相关选项已勾选（例如插入、删除、格式更改等）。 如何添加和查看批注？ 选中你想评论的文字。 在「审阅」选项卡中点击「新建批注」。 右侧会出现一个批注框，你可以输入你的意见或问题。 所有批注会以气泡形式显示在页面右侧，也可以通过「显示批注」选项控制其是否可见。 如何接受或拒绝修改？
当收到他人修改后的文档时，你可以逐一查看每处修订：
点击某条修订，选择「接受」或「拒绝」； 也可以批量操作：点击「接受」或「拒绝」下拉菜单，选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”。
注意：一旦接受或拒绝，原始修订痕迹就会被清除，因此建议在最终定稿前保留一份带修订的版本。
成功案例分析 案例一：大学生论文修改
小李正在撰写毕业论文，导师要求他多次修改。他每次提交前都开启 Word 的修订功能，并添加批注解释自己的修改理由。导师在回传文档时也用批注提出新建议。通过这种方式，两人高效沟通，避免了因版本混乱导致的误解，最终顺利通过答辩。
案例二：科研团队协作写报告
某高校研究小组合作撰写项目中期报告。每位成员负责不同章节，统一使用 Word 的修订模式进行编辑。组长在汇总时能清晰看到每个人的贡献和修改点，并通过批注协调格式与术语统一。整个过程透明有序，大大提升了协作效率。
案例三：期刊投稿前的自我检查
研究生小张准备向学术期刊投稿。在最终润色阶段，她使用 Word 的修订功能逐句优化语言，并用批注记录每处修改的原因（如“此处逻辑不清，已重写”）。这不仅帮助她理清思路，也为后续可能的返修提供了参考依据。
辅助工具的合理使用
虽然 Word 自带的修订和批注功能已经非常强大，但在处理大量文本时，一些辅助工具也能提供帮助。例如，“小发猫”可以帮助用户快速生成初稿，再导入 Word 进行精细化修订；“小狗伪原创”可用于改写句子以降低重复率，但改写后仍需手动在 Word 中开启修订模式，确保修改过程可追溯；而“PapreBERT”这类语义理解工具则能辅助判断句子是否通顺，但最终的批注和修改仍应由人工完成，以保证学术严谨性。
需要强调的是，无论使用何种工具，Word 的修订和批注功能始终是保障文档修改过程透明、可回溯的核心手段。
小结
掌握 Word 中修改痕迹和批注的使用方法，不仅能提升个人写作质量，还能在团队协作中减少沟通成本。无论是学生写论文、研究人员整理数据，还是职场人士撰写报告，这一功能都值得熟练掌握。建议大家在重要文档编辑过程中养成开启修订的习惯，让每一次修改都有据可查，让每一次反馈都有迹可循。
