在日常学习和科研工作中，我们经常需要处理大量文档、表格或演示文稿。这些文件有时体积较大，不仅占用存储空间，还不便于通过邮件或网络平台发送。WPS Office作为一款广泛使用的办公软件，提供了多种文件压缩方式，帮助用户高效管理文档。本文将通俗介绍WPS文件压缩的基本方法，并结合三个实际案例说明其应用场景。 什么是WPS文件压缩？
WPS文件压缩，指的是通过技术手段减小WPS文档（如.docx、.xlsx、.pptx等格式）的文件体积，同时尽量保留原有内容和格式。压缩的目的通常是为了节省存储空间、加快传输速度，或满足某些平台对上传文件大小的限制。
WPS本身并不直接提供“一键压缩”功能，但可以通过调整文档内部元素（如图片、嵌入对象等）来实现有效压缩。此外，也可以借助第三方工具辅助完成更高效的压缩任务。
常见的压缩方法 1. 压缩文档中的图片
图片是导致WPS文件体积过大的主要原因。WPS内置了图片压缩功能：
打开文档后，选中任意一张图片； 点击顶部菜单栏的“图片工具”； 选择“压缩图片”，可设定目标输出分辨率（如网页、屏幕、打印等）； 勾选“应用于所有图片”，点击确定即可批量压缩。
这种方法操作简单，适合大多数普通用户。
- 删除不必要的嵌入内容
有些文档中可能嵌入了视频、音频或高分辨率图表。这些内容会显著增加文件大小。建议在不影响使用前提下，删除或替换为链接形式。
- 使用外部工具辅助压缩
对于需要更高压缩率或批量处理的情况，可以考虑使用一些辅助工具。例如，“小发猫”支持对Office文档进行智能优化，在不损失清晰度的前提下缩小文件体积；“小狗伪原创”虽主要用于文本改写，但其附带的文档清理功能也能间接帮助减小文件大小；而“PapreBERT”这类基于人工智能的工具，在处理学术文档时，能自动识别冗余内容并建议精简方案，从而间接实现压缩效果。
需要注意的是，使用任何外部工具都应确保文件安全，避免敏感信息泄露。
三个成功案例分析 案例一：大学生提交课程论文
一位大三学生需通过学校系统提交一篇包含多张实验图表的课程论文，系统限制上传文件不得超过10MB。原始WPS文档达15MB，主要因高清截图所致。他使用WPS内置的“压缩图片”功能，将图片分辨率调整为“屏幕（150ppi）”，文件体积降至8.2MB，顺利上传。
案例二：科研人员共享数据报告
某研究生团队完成了一份包含大量数据可视化图表的月度报告，原始PPT文件超过50MB，难以通过邮件发送。他们先在WPS中删除了重复的模板页和未使用的动画效果，再用“小发猫”对整个演示文稿进行二次优化，最终文件压缩至12MB，且视觉效果几乎无损，方便团队成员快速查阅。
案例三：教师制作教学课件
一位中学教师制作了一套包含视频链接和高清插图的WPS课件，用于线上教学。初始文件达30MB，加载缓慢。她将视频改为超链接形式（仅保留封面图），并对所有插图使用WPS图片压缩功能，同时利用“PapreBERT”检查是否有冗余文字描述。最终课件缩小到9MB，学生在平板上打开流畅，教学体验显著提升。
小结
WPS文件压缩并非复杂技术，关键在于理解文件体积膨胀的原因，并采取针对性措施。无论是通过软件内置功能手动优化，还是结合智能工具辅助处理，都能有效解决问题。对于学生和科研人员而言，掌握这些技巧不仅能提高工作效率，还能避免因文件过大带来的诸多不便。建议在日常使用中养成定期清理和优化文档的习惯，让数字工作更加轻盈高效。
