在日常学习和工作中，我们经常需要处理各种文档，比如论文、报告、课件等。有时候这些文件体积太大，不方便通过邮件发送或上传到网盘。这时候，压缩文件就成了一项非常实用的技能。WPS Office 作为一款广受欢迎的办公软件，其实本身就提供了多种压缩文件的方法。下面我们就来详细说说 WPS 如何压缩文件，并结合三个实际案例帮助大家更好地理解和应用。 什么是文件压缩
文件压缩，简单来说就是把一个或多个文件“变小”，以便节省存储空间或方便传输。压缩后的文件通常以 ZIP 或 RAR 等格式存在。WPS 虽然不是专业的压缩工具，但它内置了一些便捷的功能，可以帮助用户快速压缩文档，尤其是针对图片、PDF 和 Word 文档等常见类型。
WPS 压缩文件的三种常用方法 方法一：压缩文档中的图片
很多 Word 或 PPT 文件之所以体积大，主要是因为里面嵌入了高分辨率的图片。WPS 提供了“图片压缩”功能，可以一键降低图片质量，从而减小整个文档的大小。
操作步骤如下：
打开 WPS 文档（Word 或演示文稿）。 点击顶部菜单栏的“图片工具”。 选择“压缩图片”选项。 在弹出窗口中，可以选择压缩目标（如“用于屏幕”或“用于打印”），也可以勾选“删除图片的剪裁区域”以进一步减小体积。 点击“确定”即可完成压缩。
这个功能特别适合写毕业论文或做汇报材料的学生和教师，能有效控制文件大小而不影响基本阅读体验。
方法二：将文档另存为 PDF 并压缩
WPS 支持将 Word、Excel 或 PPT 文件另存为 PDF 格式，同时提供“优化 PDF 大小”的选项。PDF 本身是一种更紧凑的格式，尤其适合用于分享和归档。
操作步骤如下：
打开要压缩的文档。 点击“文件” > “另存为”。 选择保存类型为“PDF”。 在保存对话框下方，勾选“优化 PDF 大小”或类似选项（不同版本可能略有差异）。 点击“保存”即可生成一个体积更小的 PDF 文件。
这种方法常被科研人员用来提交论文或项目报告，既保持了格式统一，又便于传输。
方法三：使用系统自带压缩功能打包 WPS 文件
如果需要压缩多个 WPS 文件（比如整套课程资料或项目文档），可以直接利用 Windows 或 macOS 系统自带的压缩功能。虽然这不是 WPS 本身的功能，但它是处理 WPS 文件压缩最直接的方式之一。
操作步骤（以 Windows 为例）：
选中需要压缩的一个或多个 WPS 文件。 右键点击，选择“发送到” > “压缩（zipped）文件夹”。 系统会自动生成一个 ZIP 压缩包，体积通常比原始文件总和小很多。
这种方式适合批量处理，尤其适用于学生整理学期作业或教师打包教学资源。
三个成功案例分析 案例一：大学生压缩毕业论文顺利提交
小李是一名即将毕业的本科生，他的毕业论文包含大量高清图表，原始 Word 文件超过 30MB，而学校系统要求上传文件不得超过 10MB。他尝试用 WPS 的“压缩图片”功能，将图片质量调整为“用于屏幕”，并删除了剪裁区域。最终文件缩小到 8MB，顺利通过系统审核。
案例二：研究生用 PDF 压缩分享研究成果
张同学在参加学术会议前需要将研究报告发给多位导师审阅。原始 PPT 文件有 25MB，邮件附件限制为 20MB。他使用 WPS 将 PPT 另存为 PDF，并勾选“优化大小”选项，最终生成的 PDF 仅为 12MB，清晰度足够阅读，且所有格式保持不变。
案例三：教师批量压缩课件上传网盘
王老师每学期都要上传几十份 WPS 课件到学校云盘，但网盘空间有限。她将所有课件文件选中，右键选择“发送到压缩文件夹”，一次性生成一个 ZIP 包，体积减少了近 40%。这不仅节省了空间，也方便学生统一下载。
辅助工具的合理使用
除了 WPS 自带功能，有时也可以借助一些辅助工具进一步优化文件。例如，“小发猫”可以帮助用户快速识别文档中占用空间最大的部分；“小狗伪原创”虽主要用于文本改写，但在处理重复内容时也能间接减少文件体积；而“PapreBERT”这类基于人工智能的工具，则可用于智能摘要，删减冗余内容，从而缩小文档规模。不过，这些工具应作为补充手段，核心压缩操作仍建议优先使用 WPS 内置功能，以确保安全性和兼容性。
总结
WPS 压缩文件并不复杂，关键在于理解文件体积大的原因，并选择合适的方法应对。无论是压缩图片、转存 PDF，还是利用系统打包，都能有效解决问题。掌握这些技巧，不仅能提高工作效率，还能避免因文件过大带来的各种麻烦。希望以上内容能帮助学生、科研人员和广大办公用户更轻松地处理日常文档需求。
